Na gestão de processos é muito comum existir certa dificuldade no momento de sua execução.
Mas, isso não significa que seja necessário conviver com essas dificuldades, pois há alguns métodos que podem transformar sua rotina.
Por isso, conheça neste artigo os três passos para aplicar uma boa gestão de processos no setor contábil, financeiro e fiscal.
O que é a gestão de processos?
A gestão de processos se refere a uma série de práticas e ações com o objetivo de aperfeiçoar os processos organizacionais de uma empresa.
Nesse sentido, o gestor de processos deve identificar, documentar, desenvolver, controlar e monitorar todos os processos organizacionais desenvolvidos na instituição.
Mas, afinal, o que são os processos organizacionais?
Em suma, são todas as atividades realizadas por pessoas, equipes ou equipamentos. E é a soma de todas essas atividades que compõem os processos que iremos analisar aqui.
Por que é importante realizar uma boa gestão de processos?
Certamente, os processos gerenciais podem transformar ou destruir uma instituição, já que eles impactam diretamente nos resultados da empresa.
Mesmo que não trabalhemos com a atividade-fim da organização, através do gerenciamento de processos há a possibilidade de solucionar diversos problemas internos.
Para tanto, é fundamental pensar nos processos como uma parte vital na empresa. Entre seus principais objetivos, podemos citar:
- Melhora na comunicação e acesso à informação;
- Maior visualização do capital da empresa para investir ou iniciar um projeto;
- Utilização de tecnologias a favor do negócio;
- Bom gerenciamento de processos é considerado um diferencial competitivo.
Além da necessidade de realizar uma boa gestão de processos, esses pontos reforçam a importância de acompanhar a evolução do mercado e abandonar pensamentos arcaicos sem resultado.
Quais são os impactos da gestão contábil, financeira e fiscal na empresa?
A gestão de processos nas áreas contábil, financeira e fiscal cuida diretamente dos recursos, pagamentos, tributações e obrigações legais da empresa.
Dessa forma, deve haver uma integração entre a contabilidade e os demais setores.
Afinal, os demonstrativos, balanços financeiros e análises de lançamentos são competências do segmento contábil, mas que outros setores devem ter acesso, principalmente o setor de tomada de decisões.
Ao melhorar o gerenciamento, a empresa consegue aperfeiçoar o atendimento ao cliente, ter maior controle das obrigações fiscais, trabalhistas e contábeis. Inclusive, o gestor de processos tem maior previsibilidade de faturamento do negócio.
Entre os principais benefícios oferecidos pela gestão contábil, financeira e fiscal, podemos citar:
- Transparência na equipe: visto que todos conhecem os processos e sabem com o que estão trabalhando;
- Eficiência organizacional: ao conhecerem e compartilharem suas demandas.
- Racionalização de despesas: com um bom gerenciamento dos processos, é possível mapear todas as despesas na empresa, sejam elas diretas ou indiretas.
3 passos simples para uma boa gestão de processos
Passo 1: Organize suas atividades antes de executá-las
Não existe gestão de processos na parte contábil, financeira e fiscal sem antes pensarmos em organização de tarefas! Esse é o principal pilar.
Mas, por onde começar?
Na verdade, não existe receita de bolo! Afinal, cada negócio exige uma organização, ordem de tarefas e prioridades diferentes.
Agora, a ideia é organizar as funções antes de executá-las. Para isso, temos três ações simples:
- Anote todas as suas atividades em um papel, sem exceção;
- Considere a execução das atividades e verifique se elas se relacionam ou estão desconexas;
- Reúna as tarefas que se relacionam e as separe em começo, meio e fim.
Passo 2: Faça um planejamento
O segundo passo para otimizar sua gestão de processos é iniciar um planejamento baseado na sua organização de funções.
Anteriormente, você as colocou em ordem, com começo, meio e fim, certo?
Agora, é o momento de pensar na execução de cada uma dessas atividades. Assim, faça um detalhamento de cada item da lista, descrevendo todas as etapas de uma boa gestão contábil, financeira ou fiscal.
Portanto, não economize nos detalhes e demonstre tudo que você precisa fazer em cada uma das tarefas!
Passo 3: Mensure e analise os resultados com o gerenciamento
No terceiro passo, vamos monitorar e analisar os resultados obtidos.
Esse passo pode ser colocado em prática até mesmo durante a execução do planejamento. Afinal, pode ser que algum detalhe planejado, na prática, não funcione tão bem quanto o previsto anteriormente.
E o que fazer para monitorar os resultados?
Nessa etapa, você precisará de duas coisas simples: mensuração e análise.
Na mensuração, avalie o que já foi realizado. Aqui, uma ótima maneira de executar essa mensuração é através de uma checklist, pois ela permite acompanhar o progresso durante o avanço do processo.
Inclusive, você não precisará de uma checklist gigante para isso. Apenas como uma checklist básica fornecida por uma profissional qualificada seu objetivo já será alcançado.
Já na análise, é necessário pontuar o que já foi conquistado através dos pontos preenchidos na lista, sem deixar nada para trás. Como resultado, irá verificar se sua gestão, até o momento, foi satisfatória.
Conclusão
Softwares e relatórios são ideais para garantir análises mais precisas, sejam elas quantitativas ou qualitativas.
Seguindo o passo a passo acima, você poderá melhorar a gestão da empresa e, consequentemente, seus resultados.
Sabia que com uma checklist completa você consegue otimizar o tempo da sua equipe? Afinal, boas checklists contém todo o detalhamento de tarefas financeiras, fiscais e contábil.
Além, é claro, descrições de tarefas dos processos de contas a pagar e a receber.
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